Google Docs

Google Docs es una aplicación web gratuita y muy fácil de utilizar. Sus principales características son:

*Permite almacenar diferentes tipos de documentos online, con lo cual podemos acceder a ellos desde cualquier PC conectada a internet.

*Funciona con cualquier navegador: Firefox, Internet Explorer, Opera, etc.

*Los documentos que se almacenan pueden ser utilizados en forma privada o pública, según lo decidamos.

*Soporta una gran cantidad de formatos: word, excel, power point, openoffice, etc.

google docs al ser muy fáil de utilizar, es accesible para empresarios, profesores, alumnos etc.

Cuando empezamos a trabajar con Google Docs nos presenta una pantalla de inicio donde vamos a ir creando, almacenando o modificando nuestros documentos, organizándolos por carpetas, tipos, fechas, etc. Usando la función Subir, podemos trabajar online con cualquier documento que ya tengamos en nuestro equipo. Pero si necesitamos crear un documento Nuevo, podemos elegir entre cinco tipos diferentes:

*Documento: documento de texto tipo word, odt, txt, etc.

*Hoja de cálculo: planillas tipo excel, ods, etc.

*Presentación: diapositivas tipo power point, odp, etc.

*Formularios: para recoger información de otros usuarios

*Carpeta: donde almacenaremos y organizaremos nuestros elementos.

Una vez creado o abierto el documento, se trabaja en un procesador de texto online con funciones muy parecidas a las que usamos en nuestras computadoras: Editar, Guardar, Borrar, Deshacer, Insertar, Formato, Herramientas, etc. Solo debemos animarnos y practicar para ir conociendo la aplicación.

Es importante saber que Google Docs es fundamentalmente una herramienta colaborativa, nacida en la web 2.0 Además de posibilitar contar con una copia segura online de nuestros trabajos o acceder a ellos desde cualquier equipo, lo más importante es que nos permite trabajar colaborativamente al poder compartir nuestros archivos con los usuarios que queramos.

Usando la función Compartir, elegimos a las personas escribiendo su dirección de correo electrónico en las invitaciones correspondientes. Cuando estos usuarios reciben la invitación, acceden al documento compartido y pueden verlo o editarlo según las opciones elegidas al momento de compartir. Lo bueno es que varios usuarios pueden ver los documentos y hacer cambios en tiempo real, al mismo tiempo. Entre otras cosas, podemos crear o insertar gráficos o imágenes y luego publicar nuestra producción en una web o blog.

En Google Docs hay ventajas y desventajas.

VENTAJAS :

* Es una herramienta digital gratis; solo requiere abrir una cuenta en Gmail.
* Crea y edita documentos, hojas de cálculo y presentaciones online.
*Comparte y colabora con otros usuarios en tiempo real. Así pueden estar trabajando varios usuarios en paralelo, al mismo tiempo, mientras que esta herramienta manejará los cambios y revestirlos si fuera necesario.
*Almacena y organiza el trabajo en equipo de forma segura, siempre a disposición de cada uno de los miembros del grupo, y organizados mediante carpetas de fáciles modificaciones.
*Controla quien puede accesar los documentos allí guardados. Basta con escribir la dirección de correo electrónico de los usuarios con quienes se quiera compartir un documento y enviarles una invitación.
*Crea documentos básicos desde el inicio. Pero también sube archivos ya creados y acepta la mayoría de los formatos de archivo comunes, como DOCS, XLS, RTF, PDF, PPT...
*Ofrece posibilidades de crear formularios útiles para recopilar información, por ejemplo en encuestas o suscripciones y también gráficos personalizados.
*Permite insertar videos de YouTube para presentaciones y reproducirlos directamente desde allí.

DESVENTAJAS :

*El usuario debe entender, al pie de la letra, el sentido de "pérdida de la intimidad" informativa causada por esta herramienta, lo cual podría traerle problemas, ya sea entre quienes puedan ver o compartir sus documentos.
*Su manejo podría no ser seguro si el usuario no crea una buena contraseña y la protege, o si el usuario se equivoca intentando compartir archivos con su grupo, y los hace accesible a todo público.
*Existen ciertas limitaciones relativas a las capacidades que la herramienta acepta según el formato del documento: para textos, hasta 500 Kb; imágenes, hasta 2 Mb; y para hojas de cálculo hasta 256 celdas o 40 hojas.
*Requiere establecer una metodología previa de trabajo entre los usuarios, pues podría crearse un ambiente negativo para el trabajo en conjunto, cuando se trate de informaciones recientes que previamente no habían sido consultadas entre el equipo, o confusiones en la informacion allí incluida. Al mismo tiempo, esta eventualidad obliga a un permanente contacto con esta oficina virtual compartida, para evitar tales dificultades.

Google Docs en el uso de la enseñanza es de mucha utilidad para los profesores, se supone que el lector está familiarizado con la utilización de herramientas ofimáticas como el Microsoft Office, Open Office o similares. Respecto a la utilización básica de Google docs los profesores pueden Llevar el control de asistencia de un grupo de alumnos. Creando una hoja de cálculo con los alumnos de la clase, hoja que el Jefe de Estudios puede compartir con todos los profesores del grupo. Si los profesores tienen acceso a Internet durante la clase podrán pasar lista colocando las faltas directamente en la hoja de cálculo compartida. De esta forma las faltas estarán, de forma inmediata, disponibles para el tutor, para Jefatura de Estudios y para cualquier persona autorizada a acceder a las mismas. Si tenemos las autorizaciones necesarias se podría compartir, sólo para lectura, está información con los padres de los alumnos.

Realizar exámenes o cuestionarios por Internet. Utilizando la utilidad del formulario el profesor puede preparar preguntas para enviar a los correos electrónicos de los alumnos y que estos las contesten. Las respuestas serán reflejadas de forma automática en una hoja de cálculo, propiedad del profesor, con indicación de quién y qué ha respondido, con lo que la corrección se puede automatizar. Este sistema puede utilizarse para que los alumnos realicen ejercicios o para realizar encuestas generales, entre otras cosas.

Google Dosc en el futuro Según IDC, el prácticamente total dominio que tiene Microsoft Office en el entorno laboral podría estar en peligro, pues un nuevo rival está surgiendo con fuerza. IDC publicó un estudio en el que se afirma que, prácticamente una de cada cinco compañías ya utiliza “ampliamente” Google Docs en su entorno laboral. Aunque también matizan que, posiblemente, en muchos casos, lo hagan como complemento a Microsoft Office.

En otro estudio similar relacionado con éste y realizado por IDG en diciembre de 2007, se publicó que el 5 por ciento de los encuestados afirmaron que Google Docs estaba siendo muy utilizado en sus empresas. El estudio de IDC, mucho más reciente, pues es de julio pasado, amplió este uso hasta afirmar que el 19,5 por ciento de las empresas encuestadas utilizan Google Docs. “Aún no está suplantando a Microsoft Office, pero el hecho de que Google Docs esté siendo adoptado de forma tan rápida muestra un punto de inflexión y que se trata de una importante amenaza de futuro para Microsoft”, explicó Melissa Webster, la analista de IDC encargada del informe.

Además del crecimiento de Google Docs, el uso de Microsoft Office en los entornos de trabajo permaneció prácticamente inalterable en este estudio, respecto al de IDG. Así, más del 97 por ciento de las empresas declararon que Office sigue siendo muy utilizado y que son muchos los empleados que emplean ambas herramientas. Sin embargo, Webster cree que Google Docs podría llegar a canibalizar la oportunidad que tiene Microsoft de lanzar sus propias herramientas basadas en la Web.